Organizując transport na jednodniową wycieczkę plan jest bardzo prosty: zbiórka we wcześniej ustalonym miejscu, trasa do celu, a następnie powrót. Wyjazd pobytowy, czyli trwający kilka dni, wymaga jednak dokładniejszego przygotowania. Grupa spędza poza miejscem zamieszkania więcej czasu, a autokar może być potrzebny nie tylko pierwszego i ostatniego dnia, ale również podczas całego wyjazdu. Z tego artykułu dowiesz się, jak zaplanować transport na taką wycieczkę, niezależnie od jej etapu.
Już na etapie zamawiania transportu warto określić, jak będzie wyglądał każdy dzień wyjazdu. Czy po przyjeździe grupa zostaje w jednym miejscu? Czy planowane są wycieczki, transfery do atrakcji, przejazdy do restauracji albo między hotelem a miejscem wydarzenia? Od odpowiedzi na te pytania zależy sposób organizacji przewozu i jego wycena.
Wyjazd pobytowy to nie tylko przejazd do miejsca noclegu
Jednym z częstszych błędów jest przekazanie przewoźnikowi wyłącznie informacji o trasie pierwszego i ostatniego dnia. Tymczasem przy kilkudniowym pobycie równie ważny jest plan pomiędzy przyjazdem a powrotem.
Posłużymy się przykładem wycieczki czterodniowej. Plan takiej wycieczki hipotetycznie może wyglądać tak:
- pierwszego dnia przejazd z Warszawy do hotelu,
- drugiego dnia wycieczkę do miejscowości oddalonej o kilkadziesiąt kilometrów,
- trzeciego dnia dwa krótsze przejazdy lokalne,
- czwartego dnia wykwaterowanie, zwiedzanie po drodze i dopiero później powrót.
Dla organizatora wszystkie te przejazdy są częścią jednego wyjazdu. Dla przewoźnika każdy z nich wpływa jednak na liczbę kilometrów, czas pracy kierowcy i sposób wykorzystania pojazdu. Dlatego im wcześniej znany jest pełny plan pobytu, tym dokładniej można przygotować transport.
Czy autokar powinien zostać z grupą na miejscu?
To jedna z pierwszych decyzji, jakie trzeba podjąć. Nie zawsze autokar musi pozostawać do dyspozycji grupy przez cały pobyt.
Jeżeli po przyjeździe uczestnicy spędzą kilka dni w jednym ośrodku, a wszystkie atrakcje znajdują się w zasięgu spaceru, bardziej racjonalny może być sam dowóz i późniejszy odbiór. Inaczej wygląda sytuacja, gdy program obejmuje codzienne wycieczki, zwiedzanie kilku miejsc, czy dojazdy na różne wydarzenia.
Przed rezerwacją pojazdu trzeba więc odpowiedzieć sobie na proste pytanie: czy pomiędzy przyjazdem a wyjazdem grupa rzeczywiście będzie korzystać z autokaru?
Jeżeli tak, przewoźnik powinien otrzymać harmonogram planowanych tras. Jeżeli nie, można sprawdzić, czy lepszym rozwiązaniem będzie podstawienie pojazdu ponownie dopiero w dniu powrotu.
Jak zaplanować przejazdy podczas pobytu?
Nie trzeba znać godzin z dokładnością do kilku minut. Dobrze jednak przygotować przynajmniej roboczy harmonogram każdego dnia. Co powinno się w nim znaleźć? Godziny zbiórek, wyjazdu z hotelu, miejsca dodatkowych wycieczek, termin wykwaterowania.
Taki plan pozwala określić, czy autokar będzie potrzebny każdego dnia w takim samym stopniu.
Jeśli program nie jest jeszcze zamknięty, można podać wersję wstępną. Każdy przewoźnik rozumie, że zmiany są naturalną częścią organizacji wyjazdów grupowych. Lepiej więc przekazać roboczy harmonogram niż nie dostarczyć żadnych szczegółów na temat planu wyjazdu.
Trasa na miejscu może mieć duże znaczenie
Dlaczego nawet kilkudniowy wyjazd powinien być skrupulatnie zaplanowany? ponieważ kilka krótkich przejazdów w miejscu pobytu potrafi zmienić organizację całej usługi. Hotel może znajdować się 20 kilometrów od atrakcji, uczestnicy mogą nocować w dwóch obiektach lub program może przewidywać codzienny dojazd w inne miejsce.
Przed ustaleniem transportu dobrze więc określić:
- adres noclegu,
- wszystkie planowane miejsca wyjazdów,
- orientacyjne godziny rozpoczęcia i zakończenia programu,
- odległości pomiędzy poszczególnymi punktami,
- możliwość podjazdu autokaru,
- dostępność parkingu dla dużego pojazdu.
Ostatni punkt jest szczególnie istotny w centrach miast, przy obiektach położonych w górach oraz w miejscowościach turystycznych. Parking dla samochodów osobowych nie oznacza automatycznie, że można tam pozostawić kilkunastometrowy autokar.
Jeżeli grupa ma zarezerwowany hotel, warto wcześniej zapytać obiekt, gdzie może zatrzymać się autokar podczas wysiadania pasażerów i czy na miejscu znajduje się parking dla pojazdów o większych gabarytach.
Co z kierowcą podczas kilkudniowego wyjazdu?
Jeżeli autokar pozostaje z grupą, w planie trzeba uwzględnić również organizację pracy kierowcy. Program nie może zakładać, że pojazd będzie dostępny bez ograniczeń od wczesnego rana do późnej nocy.
Przewoźnik układa realizację z uwzględnieniem wymaganych okresów prowadzenia pojazdu, przerw i odpoczynku kierowcy. Przy bardziej rozbudowanym programie może się więc okazać, że potrzebna jest inna organizacja przejazdów lub dodatkowy kierowca.
Dlatego harmonogram najlepiej przesłać jeszcze przed ostatecznym potwierdzeniem programu wyjazdu. Jeżeli jednego dnia planowany jest poranny przejazd, całodzienne zwiedzanie i powrót późnym wieczorem, przewoźnik może od razu ocenić, jak zorganizować obsługę takiej trasy i czas pracy kierowcy.
Przy pobycie wielodniowym trzeba też ustalić nocleg dla kierowcy, jeśli wymaga tego sposób realizacji wyjazdu.
Pierwszy dzień – zostaw margines na zbiórkę i postoje
Planowanie wyjazdu co do minuty rzadko sprawdza się przy większej grupie. Samo wejście kilkudziesięciu osób do autokaru, umieszczenie walizek w lukach bagażowych i sprawdzenie obecności zajmuje sporo czasu.
Jeżeli grupa ma dotrzeć do hotelu o określonej godzinie, nie należy obliczać wyjazdu wyłącznie na podstawie czasu pokazywanego przez nawigację. Na trasie na pewno trzeba będzie zorganizować postoje, a ponadto ruch na drodze jest trudny do przewidzenia.
Szczególnego zapasu wymagają przejazdy, po których grupa ma od razu rozpocząć zaplanowane zajęcia, zameldować się o określonej porze albo zdążyć na posiłek czy wydarzenie.
Ile bagażu zabiera grupa?
Przy wyjeździe pobytowym bagażu jest zazwyczaj więcej niż podczas jednodniowej wycieczki. W zależności od charakteru wyjazdu, poza walizkami mogą pojawić się wózki dziecięce, sprzęt sportowy, instrumenty, materiały konferencyjne bądź inne większe przedmioty.
Informację o nietypowym bagażu najlepiej przekazać podczas rezerwacji. Liczy się nie tylko liczba miejsc siedzących, ale również przestrzeń potrzebna do przewiezienia rzeczy uczestników.
Powrót również warto zaplanować wcześniej
Ostatni dzień często jest traktowany jako najprostszy: wykwaterowanie i przejazd do domu. W praktyce właśnie wtedy może pojawić się sporo zmian i zamieszania, o ile nie zostanie to dokładnie zaplanowane.
Hotel trzeba opuścić rano, ale grupa chce jeszcze wykorzystać dzień. Bagaże pozostają więc w autokarze, a uczestnicy jadą na ostatnią atrakcję, obiad albo zwiedzanie. Dopiero później rozpoczyna się właściwa podróż powrotna.
Jeżeli taki scenariusz jest planowany, przewoźnik powinien wiedzieć o nim wcześniej. Trasa „hotel – Warszawa” wygląda inaczej niż „hotel – atrakcja turystyczna – restauracja – Warszawa”.
Warto też ustalić, czy grupa wraca do jednego punktu, czy potrzebne będą dodatkowe miejsca wysiadania. Kilka przystanków pod koniec wielogodzinnej podróży oczywiście wpływa na jej czas.
Jakie informacje przesłać przewoźnikowi?
Do przygotowania wyceny wyjazdu pobytowego najlepiej przekazać:
termin i liczbę dni pobytu, liczbę pasażerów, miejsce rozpoczęcia podróży, adres noclegu, plan pierwszego i ostatniego dnia oraz wszystkie przewidywane przejazdy podczas pobytu.
Jeżeli znane są już orientacyjne godziny, również warto je dopisać. Przy wyjeździe zagranicznym potrzebne będą dodatkowo informacje o planowanej trasie i miejscach odwiedzanych poza Polską.
Nie trzeba czekać, aż program zostanie dopięty w każdym szczególe. Wstępny plan pozwala przygotować pierwszą wycenę, a późniejsze ustalenia można aktualizować wraz z dopracowywaniem wyjazdu.
Dobrze przygotowany plan upraszcza cały wyjazd
Przy wyjeździe pobytowym autokar jest częścią logistyki przez kilka dni, nawet jeżeli nie każdego dnia wykonuje przejazdy. Dlatego najlepiej spojrzeć na transport jako na całość: od pierwszej zbiórki, przez przemieszczanie się na miejscu, aż po ostatni punkt wysiadania po powrocie.
Przed wysłaniem zapytania dobrze rozpisać program dzień po dniu i zaznaczyć wszystkie momenty, w których grupa będzie potrzebowała pojazdu. Na tej podstawie można dobrać odpowiedni autokar, zaplanować pracę kierowcy i policzyć rzeczywisty zakres przejazdów.
Tandem realizuje wynajem autokarów w Warszawie na trasach krajowych i zagranicznych, dlatego przy planowaniu kilkudniowego wyjazdu można przekazać firmie cały harmonogram i ustalić transport dla wszystkich etapów podróży.
FAQ
Czy autokar musi zostać z grupą przez cały pobyt?
Nie. Jeśli grupa po przyjeździe nie będzie potrzebowała transportu na miejscu, można ustalić wyłącznie dowóz w pierwszym dniu i odbiór w dniu powrotu. Gdy program obejmuje wycieczki, transfery lub inne przejazdy podczas pobytu, warto uwzględnić je już w zapytaniu o wycenę.
Od czego zależy cena wynajmu autokaru na kilkudniowy wyjazd?
Na koszt wpływają przede wszystkim długość trasy, liczba dni, planowane przejazdy na miejscu, czas pracy kierowcy, rodzaj pojazdu oraz ewentualne opłaty dodatkowe, np. za parkingi czy przejazdy płatnymi drogami. Dlatego do wyceny najlepiej przesłać możliwie dokładny harmonogram całego wyjazdu, a nie tylko trasę do miejsca noclegu i z powrotem.
Czy podczas wyjazdu pobytowego trzeba zapewnić nocleg kierowcy?
Jeżeli kierowca pozostaje z grupą przez kilka dni, w zależności od organizacji przejazdu może być konieczne zapewnienie mu noclegu. Warto ustalić tę kwestię z przewoźnikiem jeszcze przed rezerwacją hotelu, aby od razu uwzględnić ją w planie i kosztach wyjazdu.